З вересня 2016 року в Університеті «КРОК» почне роботу Студентський офіс. Це структурний підрозділ нового типу, зосереджений на супроводі клієнта, яким по суті є студент «КРОКу», протягом усіх років навчання. Новостворена структура забезпечуватиме комплексне обслуговування організації навчального процесу, а також інформаційну підтримку студентів та їхню взаємодію з навчальними, науковими та іншими структурними підрозділами Університету.
Серед завдань, виконання яких має забезпечити Студентський офіс, першим значиться покращення комунікації «студент – підрозділ», а також посилення та урізноманітнення зворотного зв’язку зі студентами. Ідеться про підвищення якості надання освітніх послуг. Кафедри звільняться від організаційних проблем і зможуть зосередитися виключно на поліпшенні змісту навчальних дисциплін. І якщо раніше студенти кожного факультету організаційно обслуговувалися у своїх деканатах, то відтепер це відбуватиметься через Студентський офіс за принципом так званого єдиного вікна.
Загалом слово «організація» для Студентського офісу – це альфа і омега його діяльності, адже до Офісу буде перенесений увесь функціонал методистів деканатів щодо створення розкладу занять, контролю успішності, відвідувань, видачі різних довідок тощо. Виконуючий обов’язки директора Студентського офісу, заступник декана факультету економіки та підприємництва В.М. Кудак розповідає про очікувану користь запровадження Студентського офісу:
– Ця абсолютно нова послуга в Університеті передбачає різносторонню і різнопланову допомогу студентам. Ми створюємо нову структуру з єдиною метою – підняти якість обслуговування клієнтів-студентів на значно вищий рівень. Вимоги до супроводу навчального і виховного, трудового і організаційного процесів будуть єдині. Крім того, Студентський офіс – це низка додаткових можливостей для студента, серед яких оперативність, економія зусиль і часу, індивідуальний підхід та індивідуальний супровід. Зауважу, що ми не обмежимо свою роботу виключно організаційними послугами. У нас значно амбітніші цілі – вирішення освітніх практичних завдань, активне залучення студентів до громадського життя, інноваційної діяльності, реалізації особистісного потенціалу.
– Не секрет, що якість вирішення завдань, які стоять перед сучасною вищою школою, – веде далі Володимир Миколайович, – багато в чому залежить від правильно організованої роботи зі студентами. Саме тому суттєво зростає роль супроводу студента у вищому навчальному закладі, що включає як освітній процес, так і різнобічні організаційні питання та проблеми, з якими студент стикається протягом навчання – від забезпечення елементарних буденних потреб (як то розклади занять) до допомоги у розв’язанні труднощів, що виникають (ліквідація академзаборгованості, проблеми з можливостями оплати).
Студентський офіс працюватиме за такими основними напрямами: обслуговування навчального процесу, ведення баз обліку (АСК ВНЗ «Деканат», ЄДЕБО), документальна підтримка. Перший напрям має найоб’ємніший функціонал. Адже саме у Студентському офісі спільно з кафедрами складатимуть розклади занять на всіх факультетах, формуватимуть академічні групи, братимуть участь у розподілі навантаження між викладачами. Менеджери Офісу слідкуватимуть за дотриманням розкладу, інформуватимуть студентів та викладачів про зміни в ньому та заміни лекторів. Звісно, розклад заліково-екзаменаційних сесій, а також аналіз результатів сесій теж входять до кола завдань працівників нової структури.
До обов’язків менеджерів Офісу належить і блок контрольних функцій – відвідування студентами занять, допуск до сесії, робота з тими, хто має академзаборгованість, дисципліна студентів. У новій структурі відтепер буде сконцентровано інформацію щодо обліку студентів, виготовлення та видачі студентських квитків, залікових книжок, перепусток. Працюватиме Офіс і з тими, хто навчається за індивідуальними планами. Значний обсяг завдань пов’язаний з контролем за своєчасною сплатою за навчання, роботою з цього приводу зі студентами та їхніми батьками.
– Для вищих навчальних закладів завжди є проблемою відвідування та дисципліна студентів, – коментує положення про нову структуру В.М. Кудак. – Зазвичай це було обов’язком кафедр і кураторів груп. Тепер до процесу підключиться наша нова структура – інформуватиме студента про зміни в розкладі занять, наявність заборгованості, можливості її ліквідувати, кількість пропущених годин з того чи іншого предмета тощо. А ще, за нашим задумом, тут концентруватиметься інформація про якість навчання, яку ми отримуватимемо від студентів.
Такі структури, як Студентський офіс – не новина, вони діють в університетах європейських країн, є кілька у приватних вищих навчальних закладах України. Але дещо «КРОК» створює фактично як інновацію. Це пошук шляхів вдосконалення якості навчання і викладання. Саме Офіс продукуватиме форми дослідження студентської оцінки діяльності Університету, проводитиме опитування щодо якості викладання і братиме участь у складанні рейтингів дисциплін, викладачів. Усе буде спрямоване на задоволення високих потреб і вимог сучасного здобувача вищої освіти.
Чимало уваги приділятиметься індивідуальному супроводу студента в навчальному і практико-орієнтованому процесах. Крім звичних послуг, що надавали деканати, Офіс забезпечуватиме студента необхідною інформацією без очікування, що тою чи іншою інформацією поцікавиться сам студент. Це стосується навчальних дисциплін і програм, додаткових можливостей, отримання грантів, курсів чи навчання за кордоном у вищих навчальних закладах – партнерах.
Другий напрям діяльності Студентського офісу – ведення баз обліку – має на меті підтримку в актуальному стані бази даних АСК ВНЗ «Деканат» та її синхронізацію з ЄДЕБО, ведення журналу обліку занять у групах в АСК ВНЗ «Деканат», підготовку та надання звітів, аналіз інформації, накопиченої в АСК ВНЗ «Деканат».
Третій напрям – документальна підтримка. Це надання та реєстрація довідок про навчання, довідок-викликів на заліково-екзаменаційні сесії, підготовка академічних довідок/витягів з навчальної картки, замовлення довідок до військових комісаріатів. Офіс готуватиме проекти наказів щодо надання знижок в оплаті за навчання, подаватиме пропозиції щодо заохочення студентів.
– У нас працюватимуть менеджери, які зможуть оперативно відповісти на будь-яке запитання студента чи його батьків, причому нададуть таку відповідь у максимально короткі строки. Яким чином? Сучасним! Тобто всі документи – як загальноуніверситетські, так і особисті справи – переводяться в електронний формат. Студентові не доведеться більше ходити по кабінетах, формулювати свої потреби, чекати на реакцію та надання того чи іншого документа. Відтепер завдяки Студентському офісу діятиме «єдине студентське вікно». І оформлення довідки чи документа виявиться справою кількох хвили чи максимум годин. А не кількох днів, як траплялося досі. Процедура і спроститься, і скоротиться, – переконаний В.М. Кудак.
Задум організувати в Університеті «КРОК» Студентський офіс має на меті ще й розвиток взаємодії зі студентами засобами електронної комунікації. Для цього буде впроваджено Студентський портал, на якому існуватимуть індивідуальний кабінет студента, персональне портфоліо тощо. Нині портал у стадії розробки. Завдяки Офісу в Університеті «КРОК» впритул підійшли і до вирішення питання, яке широко обговорювалося в студентських та викладацьких колах протягом останніх років, – sms-інформування про зміни розкладу, заміни викладачів, стан успішності, стан оплати за навчання.
Це буде мобільний помічник студента, адаптований до нових сучасних умов комунікацій, до змін у навчальному і виховному процесах. Технологічно навіть не потрібно буде приходити, щоб отримати певну інформацію чи замовити довідку. Усе через портал і особистий кабінет. У проекті розвитку Офісу – віртуальні стенди, дошки оголошень, розклади занять.
Студентський офіс – нова орбіта Університету «КРОК», на якій будуть створені умови для комфортного перебування студента в навчальному закладі, що в свою чергу сприятиме формуванню комфортного клімату в Університеті, зосередженню і викладацького, і студентського колективів на головному – умовах, що сприяють розвиткові талантів, здібностей, реалізації можливостей. Будуть забезпечені цілісність і кращий рівень супроводу студента, і він отримуватиме максимальне задоволення своїх потреб у якісному сучасному навчанні. І тільки так.
